Contadores: cómo organizarse mejor

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La gestión eficiente del tiempo es un desafío constante. con múltiples tareas y plazos ajustados, es esencial aprender a priorizar y priorizarse ;)

¿Cómo organizarse para ser más productivos?

La gestión eficiente del tiempo es un desafío constante para nosotros que somos Contadores pero en general para todos los profesionales en el mundo actual no?. Con múltiples tareas, plazos ajustados y una carga de trabajo abrumadora, es esencial aprender a priorizar, mantener la motivación y afrontar el estrés de manera efectiva.

Dejando de lado que la AFIP demanda cada vez más, los clientes quieren hacer deducible lo indeducible (con tal de pagar menos), y en el medio los cambios constantes de normas y reglas del juego, en la actualidad disponemos de más herramientas tecnológicas para hacer nuestras tareas eficientemente, ¿pero esto impacta en la cantidad de tiempo que dedicamos a trabajar?. En este artículo, exploraremos algunas estrategias clave para mejorar la gestión del tiempo y aumentar la productividad en nuestra vida profesional.

Establecer metas claras y prioridades

El primer paso para gestionar el tiempo de manera efectiva es establecer metas claras y definir las prioridades: ¿para qué hago esto?, ¿cuál es mi objetivo?, ¿qué me motiva?, ¿qué quiero conseguir?. Es fundamental identificar las tareas más importantesy urgentes para enfocar nuestros esfuerzos en ellas. Utilizando técnicas como la matriz de Eisenhower (más adelante te explico qués esto), podemos clasificar nuestras tareas en función de su importancia y urgencia, lo que nos permite asignar tiempo y recursos de manera adecuada.

Planificar y organizar

Una buena planificación es crucial para optimizar el tiempo. Al comienzo de cada día o semana, es recomendable crear una lista de tareas y asignarles un horario específico. Utilizar herramientas como agendas electrónicas (o las tradicionales, por supuesto), aplicaciones de gestión de tareas o incluso un simple bloc de notas puede ayudarnos a mantenernos organizados y enfocados en nuestras actividades. Además, agrupar tareas similares o relacionadas puede ayudarnos a maximizar la eficiencia y minimizar las interrupciones. Yo suelo juntar reuniones con clientes en un día, liquidación de IVA de los clientes en una o varias mañanas en las que divido en bloques, por ejemplo.

Evitar la procrastinación

La procrastinación es uno de los mayores enemigos de la gestión del tiempo. A menudo, posponemos tareas difíciles o desafiantes, lo que puede generar estrés y disminuir la productividad. Para evitar la procrastinación, es útil dividir las tareas en partes más pequeñas y manejables, estableciendo plazos realistas y utilizando técnicas de motivación, como recompensarse a uno mismo después de completar una tarea difícil. Es clave para mí dividir el trabajo grande en pequeñas tareas, por ejemplo a la hora de armar un balance o tener que cerrar una Decla de Ganancias, sobre todo para no estresarse por la falta de información que muchas veces depende de otras personas.

La importancia de la motivación y el enfoque

La motivación es clave para mantenernos productivos y enfocados en nuestras tareas. Identificar nuestros objetivos y recordar el propósito detrás de nuestro trabajo puede ayudarnos a mantenernos motivados incluso en momentos de estrés. Además, podemos utilizar técnicas como la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar en intervalos de tiempo específicos, alternando períodos de concentración intensa con descansos cortos, para maximizar la productividad y evitar el agotamiento. Existen web de Pomodoro o podés instalarlo en tu teléfono para que suene la alarma, a mí en particular no me gusta tener el teléfono cerca para no perder concentración durante los 20 min que dura el pomodoro así que utilizo el reloj inteligente para fijar las alarmas de trabajo y descanso.

Afrontar el estrés de manera efectiva

El estrés es una realidad en el ámbito contable y aprender a manejarlo es fundamental para una gestión del tiempo exitosa. Algunas estrategias para afrontar el estrés incluyen:

• Practicar técnicas de relajación, como la respiración profunda y la meditación. Disponer de unos minutos en la mañana para nosotros, antes de que comiense el caos es clave, tener el escritorio de trabajo ordenado, la oficina limpia y con mucha iluminación natural fundamental para mí.
• Hacer ejercicio, aunque sea 20 min por día para liberar tensiones y mejorar el bienestar físico y mental.
• Establecer límites y aprender a decir "no" cuando sea necesario para evitar la sobrecarga de trabajo. Elegir los trabajos a conciencia y no tomar más clientes de los que podemos llevar.
• Buscar el apoyo de colegas o profesionales de la salud mental cuando sea necesario. Esto aplica para muchos momentos de la vida.

Y un extra: ¿cómo armar la matriz de Eisenhower para gestión del tiempo?

Me encataría que todos los profesionales, colegas y los futuros Contadores pusieran en práctica esta herramienta que estoy seguro de que todos conocemos porque la vemos en la facultad. Sin embargo, llevarla a la práctica real puede resultar difícil, ya que a menudo estamos ocupados "apagando incendios" y tendemos a olvidar lo que realmente nos apasiona de esta profesión y lo que es verdaderamente importante. Espero que este repaso te sea útil y que lo apliques en tus tareas diarias como contador.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Es una herramienta de gestión del tiempo desarrollada por el presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Esta matriz se utiliza para priorizar tareas y actividades en función de su importancia y urgencia.

Para armarla creá una matriz de 2x2: Dibujá una tabla con dos columnas y dos filas. La columna de la izquierda se etiquetará como "Urgente" y la columna de la derecha como "No Urgente". La fila superior se etiquetará como "Importante" y la fila inferior como "No Importante".

• Identificá las tareas y actividades: Hacé una lista de todas las tareas y actividades que necesitás realizar. Esto puede incluir la preparación de informes financieros, presentaciones de impuesestos, reuniones con los clientes, etc.
• Evaluá la importancia: clasificá cada tarea en función de su importancia para tus objetivos o metas. Las tareas importantes son aquellas que tienen un impacto significativo en el logro de tus objetivos profesionales, como la auditoría de estados financieros o la planificación financiera estratégica.
• Definí la urgencia: analizá cada tarea en función de su urgencia. Las tareas urgentes son aquellas que requieren una acción inmediata, como una presentación de informes fiscal que debe enviarse antes de una fecha límite.
• Asigná cada tarea a la matriz: Colocá cada tarea en la celda correspondiente de la matriz de Eisenhower según su importancia y urgencia. Por ejemplo, las tareas importantes y urgentes se ubicarán en la celda superior izquierda, las tareas importantes pero no urgentes en la celda superior derecha, las tareas no importantes pero urgentes en la celda inferior izquierda, y las tareas no importantes ni urgentes en la celda inferior derecha.
• Priorizá y actuá: Una vez que hayas asignado todas las tareas a la matriz, priorízalas en función de su ubicación. Las tareas ubicadas en la celda superior izquierda (importantes y urgentes) deben recibir la máxima prioridad y ser atendidas de inmediato. Luego, puedes enfocarte en las tareas importantes pero no urgentes, seguidas de las tareas urgentes pero no importantes. Por último, puedes dedicar tiempo a las tareas no importantes ni urgentes, o incluso eliminarlas si no aportan valor significativo.
• Revisa y ajusta regularmente: A medida que avances en tu trabajo, es importante revisar y ajustar tu matriz de Eisenhower según los cambios en las prioridades y las nuevas tareas que surjan. Mantener la matriz actualizada te permitirá gestionar de manera más efectiva tu tiempo y enfocarte en lo más importante.