Facturación manual Monotributo: talonario de resguardo

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¿Es obligatorio el talonario de resguardo para la facturación del Monotributo?. Empadronar un punto de venta, solicitar CAI y trámite en la imprenta.

Todas las categorías del Monotributo tiene que tener talonario de facturación manual con CAI, de resguardo. Si emitís factura electrónica también. Vamos a ver paso a paso cómo hacer el trámite.

Facturación en papel para resguardo: ¿es obligatorio?

Todos los monotributistas deben solicitar autorización a la AFIP para poder emitir comprobantes con el talonario manual de facturación; los mismos serán de resguardo, para ser utilizados cuando haya fallas en los sistemas de factura electrónica o controlador fiscal, por ejemplo cuando no funcione Internet.

Los monotributistas sociales pueden utilizar el talonario manual para respaldar todas sus operaciones, no están obligados a emitir factura electrónica.

Autorización de impresión de comprobantes

Antes de ir a la imprenta para pedir tu talonario de resguardo para la facturación del Monotributo, tenés que solicitar el “Código de Autorización de Impresión” (CAI) por el servicio de la página web de AFIP: “Autorización de Impresión de Comprobantes”.

Tenés que tener:

• El servicio “Autorización de Impresión de Comprobantes” incorporado. Si no lo tenés, hay que habilitarlo desde la opción “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal”.
• Si no tenés el punto de venta habilitado, podés incorporarlo desde el servicio “Administración de puntos de venta y domicilios”. Es importante destacar que todos los puntos de ventas deben ser habilitados, ya sea para factura manual como también para la factura electrónica.

¿Cómo empadronar/ habilitar un punto de venta?

1. Ingresás con CUIT y Clave Fiscal al servicio de la web de AFIP: "Administración de puntos de venta y domicilios”.
2. Seleccionás tu nombre y apellido.
3. Seleccionás la opción “A/B/M de puntos de ventas”.
4. Seleccionás la opción “Agregar”, para habilitar un nuevo punto de venta.
5. El sistema solicitará que ingresés el código de punto de venta (son cuatro números, por ejemplo: 0001), un nombre de fantasía (este dato es opcional), el sistema de facturación por el cual das de alta el punto de venta y el domicilio asociado. Si vas a imprimir un talonario manual debés seleccionar: “Factuweb (Imprenta) - Monotributo”. Si vas a emitir comprobantes electrónicos, a través del servicio “Comprobantes en línea” deberás seleccionar la opción “Factura en línea - Monotributo”.
6. Una vez seleccionado el sistema de facturación, deberás seleccionar el domicilio asociado, el cual debe estar previamente dado de alta en el servicio “Sistema Registral”.
7. Seleccioná el botón “Aceptar” y luego “Confirmar”.

Solicitud de CAI: paso a paso

Una vez habilitado el punto de venta, vas a poder solicitar el CAI (el código de autorización de impresión que se genera en la web de AFIP), para llevarlo a la imprenta para que te imprima el talonario de facturación.

1. Ingresás a la página de AFIP con CUIT y Clave Fiscal.
2. Vas al servicio “Autorización de Impresión de Comprobantes”.
3. Seleccionás la opción “Solicitud de CAI”.
4. Hacés clic en “Solicitud Manual”.
5. Ahora te pide que marques si la solicitud es para comprobantes de resguardo o no. Si los comprobantes van a ser de resguardo, tenés que aclarar a qué puntos de venta estarás respaldando. Por ejemplo si tu punto de venta de factura electrónica  es el 2, tenés que ingresar este número como comprobante que estás respaldando.
6. Ingresás: el punto de venta, el tipo de comprobantes (factura C) y la cantidad de facturas (un talonario puede ser como mínimo de 50 facturas). Entonces a la hora de completar la cantidad tené en cuenta que: 1 talonario - son 5, 2 talonarios - 3 talonarios - 150 y así vas sumando +50 por cada talonario que necesités.
7. Ingresá autorizados para que hagan el trámite en la imprenta, si vos no podés ir personalmente. Si no cargás nada en este punto, tendrás que ir vos a la imprenta a realizar el trámite y a retirar el talonario.
8. Confirmás los datos y el sistema te genera una “Constancia de CAI”. Imprimís dos copias, las firmás y las presentás en la imprenta. Tenés 10 días corridos para acercarte a la imprenta con la Constancia de CAI, la Constancia de Monotributo y la Constancia de Ingresos Brutos.
9. Una vez que retirés los talonarios impresos deberás ingresar nuevamente al servicio de AFIP “Autorización de Impresión de Comprobantes” y seleccionar la opción: “Recepción de C.A.I”. Luego deberás tildar el casillero correspondiente al retiro de talonarios.

Importante: Recepción de comprobantes

No te olvidés nunca de realizar el paso 9 ya que si no lo hacés no habrás finalizado el trámite y:

• No podrás volver a solicitar una nueva autorización de comprobantes.
• Tus clientes no podrán verificar la validez de comprobantes entregados, con lo cual se podría llegar a demorar el cobro de alguna factura.

Validez de CAI y CAE

Tanto el código de autorización de comprobantes manuales (CAI) como el código de comprobantes electrónicos o constancia de CAE tienen una validez, que será de un año. Salvo la primera vez que lo generes, que tendrá una validez de cuatro meses.

Las facturas con CAI de resguardo, tiene validez por dos años.

Cuando vence el CAI, debés hacer una nueva solicitud por la página de AFIP para poder realizar el nuevo pedido de talonario en la imprenta.

Preguntas Frecuentes talonario de resguardo facturación Monotributo

Un único talonario ¿puede resguardar más de un punto de venta?

Con un solo talonario, podés resguardar varios puntos de ventas. Tenés que:

1. Ingresar al servicio "Autorización de Impresión de Comprobantes".
2. Solicitud de CAI.
3. Solcitud manual.
4. Te va aparecer un cartelito que dice: "¿Los comprobantes son de resguardo?, tenés que colocar SI.
5. Completás con el punto de venta que tenés para talonarios manuales (recordá darlo de alta en el servicio: "Administración de puntos de venta y  domicilios", el tipo de comprobante, la cantidad y hacés clic en ícono de lápiz que aparece debajo de Ptos.Vta. Resguardo. Allí podrás ingresar todos los puntos de ventas que estás resguardando ya sea el de factura electrónica, el de controlador fiscal, etc.
6. Agregá autorizados a retirar los talonarios, si vos no podés ir a la imprenta.
7. Y confirmás.
8. Con la constancia que se genera ya podés hacer el trámite en la imprenta.

Si tenés un talonario manual aún vigente pero no es de resguardo, ¿se puede utilizar?

Si utilizás la opción de "Comprobantes en línea" para facturar electrónicamente, vas a poder utilizar los talonarios manuales, esos que tenés impresos con CAI vigente, para resguardar las operaciones. El mencionado talonario se podrá utilizar como resguardo hasta el vencimiento del mismo en cuanto exista una contingencia que lo amerite.

¿Cuántas facturas manuales puedo hacer?

Se entiende que las operaciones revisten el carácter de excepcional, cuando los comprobantes respaldatorios emitidos (por punto de venta) no superen en conjunto la cantidad de 240, en el último año calendario. No se cumple con la condición de excepcionalidad cuando durante 2 meses consecutivos o 3 alternados en un año calendario, el 5% de los comprobantes emitidos mensualmente sea manual.

Importante: No se toma en cuenta este límite si el problema es de la página de AFIP.

El 5% se mide por sucursal, es decir, los locales o establecimientos que se encuentren en un mismo domicilio, independientemente de la o las actividades que se realicen en el mismo.