AFIP: Registro de trabajadores

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Qué datos se necesitan para dar de alta un nuevo empleado

¿Qué tengo que hacer si tengo un nuevo empleado?

Contratar a un nuevo empleado implica un paso importante en el crecimiento de cualquier emprendedor. Aunque las leyes y costos laborales en Argentina a veces pueden resultar desalentadores, es fundamental cumplir con las regulaciones y brindar oportunidades formales de trabajo en relación de dependencia. A continuación, te doy los pasos clave para tener en cuenta cuando quieras contratar un nuevo empleado y cómo realizar la inscripción en AFIP, recordá que si sos monotributista, también podés tener empleados a tu cargo.

Alta en AFIP

Lo primero que tenés que hacer es inscribirte como empleador en AFIP, para esto ingresas con tu CUIT y Clave Fiscal al servicio "Sistema Registral" opción "Registro Único Tributario" y en el apartado de "Impuestos" vas a "modificar datos" para agregar el impuesto.

Luego habrá que comunicar el alta del trabajador y desde mayo 2024 se simplifica este trámite en AFIP. Habrá que informar:

• CUIL y/o CUIT
• Domicilio donde se desarrolla la actividad económica
• Fecha de inicio de la relación laboral
• Modalidad de contratación
• Obra social
• Fecha de finalización de la relación, en caso de que sea un contrato a plazo fijo.

La RG 5.508/2024 (AFIP) introduce modificaciones en el sistema "Simplificación Registral", con el objetivo de optimizar la información contenida en sus bases de datos y agilizar también el procedimiento de registración de los trabajadores.

Nota: La RG 2988 (AFIP), fue la que aprobó el sistema denominado "Simplificación registral", a través del cual se formalizan las comunicaciones referidas a las altas, bajas o modificaciones correspondientes a cada uno de los trabajadores que incorpore o desafecte el empleador dentro de su nómina salarial, ante el "Registro de Altas y Bajas en Materia de la Seguridad Social".

¿Cómo dar de alta un trabajador en AFIP?

Antes de que comience a prestar tareas, es necesario hacer el alta del empleado en el servicio con Clave Fiscal de AFIP: "Simplificación Registral" o, excepcionalmente, en la dependencia de AFIP en la que estés inscripto, a través del formulario 885.

• Para dar de alta a un trabajador en la AFIP, es necesario ingresar al servicio "Simplificación Registral-Empleadores" con Clave Fiscal.
• Completás los datos de tu actividad: fecha de inicio de actividad, domicilio de explotación, convenio colectivos de trabajo, obra social y justificación Controlador Doc. Laboral. y continuás.
• En el menú "Relaciones Laborales" ingresá en nueva alta. Completas con el CUIL de la persona a resitrar y los datos requeridos en cuanto a puesto de trabajo, convenio, modalidad de contrato, etc.
• Al finalizar se generá la constancia de alta que debe ser entrega al empleado.

¿Qué tener en cuenta a la hora de tomar un nuevo empleado?

• Necesitás el CUIL del trabajador: El CUIL debe pasartelo el trabajador, podés ayudarlo a obtenerlo desde la web de ANSES.
• Registra al trabajador en el sistema de AFIP: Una vez que tengas el CUIL del trabajador, deberás registrar su alta en el sistema de AFIP como explicamos antes.
• Realiza el pago de las contribuciones: Como empleador, tendrás la responsabilidad de realizar los pagos correspondientes a las contribuciones y aportes de seguridad social para el trabajador. Estos pagos se realizan a través del sistema de AFIP, utilizando los formularios y códigos de pago adecuados.
• Elaboración del contrato de trabajo: Debes establecer un contrato de trabajo con el nuevo empleado. El contrato debe incluir información sobre la duración del contrato, salario, horario de trabajo, beneficios, políticas de vacaciones, entre otros aspectos relevantes. Es recomendable contar con el asesoramiento de un profesional o consultar el convenio colectivo aplicable para asegurarse de cumplir con las regulaciones laborales vigentes.
• Registro en el sistema de nómina: Agrega al nuevo empleado en tu sistema de nómina para poder realizar los pagos de sueldos y retenciones de impuestos de manera adecuada. Debes asegurarte de cumplir con las regulaciones fiscales, como la retención y declaración de impuestos sobre los ingresos del empleado.
• Entrega de información obligatoria: Debes proporcionar al nuevo empleado una copia del contrato de trabajo, así como también información sobre las políticas de la empresa, normas de seguridad, beneficios adicionales, derechos y obligaciones laborales, entre otros aspectos fundamentales.
• Cumplimiento de las obligaciones laborales: Asegúrate de cumplir con las obligaciones laborales establecidas por la ley, como el pago puntual de salarios, el otorgamiento de licencias y vacaciones, el registro de horas de trabajo, entre otros.

ART: ¿cuándo hay que contratarla?

En Argentina, todos los empleadores están obligados por ley a contratar una ART para brindar cobertura a sus empleados. Esto se aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño o actividad. La ART brinda cobertura en caso de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y enfermedades inculpables (aquellas que no están directamente relacionadas con el trabajo, pero ocurren durante el horario laboral).

Cuando ocurre un accidente de trabajo, el empleador debe realizar la denuncia correspondiente ante la ART en un plazo establecido. Esta denuncia permite iniciar el proceso de evaluación y determinar la cobertura y las acciones necesarias para el tratamiento y la recuperación del trabajador.

Es importante contratar el servicio de una ART antes de hacer el alta del empleado.